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浅谈电子档案的管理
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安全管理 93 浅谈电子档案的管理 河北涿州京源热电有限责任公司,王思远、何凯 摘 要:电子档案与传统的纸质档案相比具有明显的便捷性、效率性。随着社会网络化、信息化的建设发展,电子档 案管理对于企业的作用越来越显著。电子档案有效的改变了传统纸质档案的弊端,提高档案管理的质量及效率,电子档 案管理是目前档案管理的必然趋势,应用及开发其功能对企业发展有着重要意义。 关键词:电子档案;管理;效率 一、电子档案的功能: 电子档案的管理不仅是管理档案的电子信息, 还要实现实体档案的信息化管理,以及电子信息和 实体档案的关联管理。具有权限管理、系统设置、 数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制 作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在 网络环境下实时浏览检索到的档案文件图像、文件、 图形等,还可在权限允许范围内浏览下载档案。可 将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接 传入新的企业档案管理系统,可在系统中实现上传 文件,提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管 理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光 盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩 存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化 的检索查询和档案管理,提供实时的浏览和下载利 用,将光盘存储、档案管理与图纸智能化处理有机地 整合在一起,使用户真正甩掉纸介质图库。该系统 既能管理文书档案,也能管理科技档案及其它档案。 电子档案管理依赖于可靠的软、硬件。档案管 理员根据企业的实际情况设定分类表、记录格式、 数据库结构、报表格式、统计项目等。可存储管理 和浏览多种存储格式的各类文件资料,例如图纸文 件、彩色图像文件、CAD 文件、lotusl-2-3 表格文 件、文本文件、word 格式文件等。声音、录像等多 媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于 光盘中,支持 WORM、MO、RW、CDR 等光盘,支持多 光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、 Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/ 服务器结构,运行于 Windows98/NT 网络环境,可与 企业网和 Internet 网相连,并提供 WWW 方式的浏览 服务。

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