2016 年（第五届）电力安全与信息技术研讨会 94 二、电子档案的特点： 1．电子化管理首先应该构建一个公共的，独立 与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所 涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现 “实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管 理”。 2．电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的 实体档案 （照片、 扫描件、 影像等多媒体数据文件） ， 档案化的电子信息（版式数据文件） ，结构化的数据 库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件） 等。 3．电子档案应具有保存价值的历史记录和作为 法律依据的电子信息（表证单书） ，必须能够具备档 案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完 整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪 录 ”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再 现性。 4．作为档案管理的电子信息必须要经过一个归 档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称 其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装 成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有 一个标准的元数据（电子封面） 。 三、档案管理信息化平台的目标 实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案 化管理是档案管理信息化平台的创建目标。纸质档 案的信息化管理是以电子影像技术为支撑，将纸质 档案转化为电子信息进行管理。相比之下电子信息 的档案化管理将应用系统的电子信息进行凭证化处 理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独 立出来，形成用应用无关的，不可抵赖的，能够直 接阅读的带样式的文档。为电子档案管理搭建一个 公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、 查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能： 1．统一电子档案入口：能够以影像技术、条形 码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对 不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理， 转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度 “件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案 的不可抵赖性和可追溯性。 2．对采集的电子资料“件”进行统一管理。根 据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资 料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归 档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、 查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各 环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹 进行记录查询等操作。 3．系统应提供对档案流程的管理：使用产品化 的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自 行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作 人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根 据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。 同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。 4．支持新的业务加载：先期以搭建统一的电子 档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管 理业务（如公文档案） ，实现所有的操作人员能够在 同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平 台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够 仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子 档案（如人事档案、财务档案等）的添加及修改。 5．实现电子档案的可靠性、安全性管理：一方 面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先 进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。 另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过 程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安 全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并 根据不同的级别和权限进行访问控制。 6．实现权限的灵活、方便管理：系统能够采用 CA 和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控 制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设 置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管 理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。 电子档案与传统档案的本质区别在于以电子数 据的形式记录档案的准确信息，具有很显著的优势。 首先降低档案存储的成本。传统的纸制档案需要设