1 工程电子文件交互平台的建设与应用 深圳中广核工程设计有限公司，王崇、杨帆、许建兵 摘 要：本文通过总结工程项目实施过程中的工程文件管理方式，探讨企业在大型工程项目实施过程中，如何依托 信息技术的手段，构建可控的工程电子文件交互平台，来实现协同作业、实时交互以及工程项目电子文件的经济、安全 交互和信息交换。 关键词：项目管理；文件交互；可控文件传输平台；协同作业 引言 社会的进步和发展伴随着专业化分工的细化和深入，任何一个工程项目的建设，都会涉及到众多的项目 参与方，包括项目设计公司，项目建设公司，项目监理公司，设备制造或供应公司及项目业主公司。依据工 程项目的复杂程度不同，在设计、建设、监理、设备制造各个环节可能包含更多功能各异、分工不同公司或 分包公司。小型工程项目，可能需要十几个公司之间的分工合作。大型的工程项目，由于其复杂程度高，涉 及专业领域众多，参与其中的公司可能多达几百家。工程项目管理方要保证在数量众多，分工复杂的多个参 与公司之间保持信息沟通顺畅，实现文件及时交互，共享便利，必须建设经济安全的文件交互平台，才能协 调各方的分工和协作， 同时让各参与方掌握必要的工具和方法， 在各方之间实现文件的畅通流转和信息交换。 本文在总结多个项目管理经验的基础上，尝试探讨工程电子文件交互平台的建设与应用，以最经济、最 安全的方式在项目的各参与方之间实现工程电子文件的交互和信息交换。 1 文件交互方式 工程文件交互方式的选择，会在极大程度上影响工程的进度和工作效率。以往工程文件的交互，都依赖 纸质文件进行。远距离的文件交互基本是依靠邮寄，传真等传统手段，近距离的文件交互直接通过人工传递。 这些传统的交换方式因适应不同历史时期和不同距离的文件交互需要，均有其鲜明的特点。 传统的工程文件交互方式中，速度最快的交互方式是传真。传真基本能做到即时传递，其缺点是清晰度 较差，原件不能永久保存，更为重要的是传真的计费方式以页计，其费用相对于邮寄费用更为高昂。因此， 在信息网络技术普及之前，传真仅用于交换文件量较小、时效要求紧迫的文件。 无论邮寄还是传真，这两类远距离文件交互方式，其缺点都是非常鲜明：费用高，耗时长，效率低。对 于大型的工程项目，其各类文件总量超过两百万份，需要提交文件的各类供应商遍布世界各地，如果通过邮 寄的方式来实现文件的交换，邮寄费用超过千万元，这对于任何项目参与方来说都难以承受。 信息技术的发展为工程项目建设和管理提供了更多的选择，纸质文件不再是工程项目文件交互过程中的 必须媒介。通过构建工程电子文件交互平台，用网络来实现工程文件的交互，是现代工程建设最经济的交互 方式。工程电子文件具有很多优点： （1）速度快，效率高。电子文件的交互依赖网络进行，只要拥有足够的带宽和网速，基本能做到实时交 互； （2）费用相对低廉。信息技术的发展和普及，网络已成为各企业基础设施，日常办公交流、流动办公、 异地办公、视频会议等都必须依赖网络进行。在工程项目实施过程中，网络费用基本上不作为某项工程的专 属成本，而是作为基础设施费用由多个项目分摊，工程电子文件交互仅占项目费用中极小一部分。