电力科技企业合同与财务管控

电力科技企业合同与财务管控

文/中国电力科学研究院武汉分院  陈荣幸 杨思蕙

摘  要：从电力科技企业合同管理的工作实践出发，结合管理法规、内控制度的要求，对当前电力科技企业合同管理与财务管控的现状进行分析，提出了强化电力企业合同管理与财务管控的管理思路。

现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同管理作为现代企业管理制度的重要内容之一，能否实施有效管理，是现代化企业经营管理成败的一个重要因素。电力科技企业作为技术密集型和资金密集型企业，对合同管理提出了更高的要求。从电力科技企业合同管理的工作实践出发，结合管理法规、内控制度的要求，对当前电力科技企业合同管理与财务管控的现状进行分析，提出了强化电力企业合同管理与财务管控的管理思路。

现状与问题分析

电力行业的生产经营具有很强的计划性，管理要求统一集中，合同管理以经济法律系统和ERP系统为基础，按照“统一归口、统一职责、统一流程、统一分类、统一文本、统一平台”的原则，全过程控制合同的订立、审核、签署、履行、资金结算业务，并采用流程控制方法进行管理；作为电力生产和电网运行的科技创新与技术支撑单位，电力科技企业的合同管理在遵循国家科技主管部门对科研项目管理要求的前提下，同样适用电力行业统一的合同管理平台。本文以某电力科技企业2012-2014年50万元人民币以上的付款合同及100万元人民币以上的收款合同为样本，对比了样本合同在经济法律系统（合同管理信息系统）的线上审批流程与线下流转过程，按照与合同对应的WBS号，在ERP系统中统计了合同的开票与收款情况，发现在合同的执行过程中存在以下问题及风险。

合同执行情况统计不到位

电力科技企业按照科研项目管理要求，对科技合同进行月度经费使用情况报告、中期督导和决算报告，却往往容易忽视对合同的执行进度进行及时跟进与检查，多数业务人员无法提供他们所负责的合同的执行情况，更缺乏对总体合同执行情况的统计。另外，业务单位与财务部门之间信息传递不及时，也加大了对每个合同的执行进度准确把控的难度。

合同管控制度有待进一步规范完善

合同管理制度规定，合同承办部门负责组织合同的履行，监督合同履行的全过程，并督促当事人按照约定全面、实际履行合同；合同承办人应于信息发生之日起5个工作日内在经济法律管理信息系统中录入合同履行信息。

通过对合同样本检查发现，由于合同履行信息需与ERP系统进行关联比对，目前的经济法律系统还不能实现对合同履行的相关信息进行关联录入，所以合同管理制度对合同履行信息在经济法律信息系统中进行登录的规定在事实上并不能实现，而是用线下登记代替。

其次，受管理系统之间的信息传递限制，合同履行信息不能自动在各信息系统之间进行有效的传递，导致信息录入和调整需由人工手动完成和线下传递，造成合同履行信息相对闭塞，使相关职能管理部门不能通过系统对合同履行信息进行有效查询，以及通过履行信息的查询对协办事项进行有效的审核和控制。尤其是财务资产的管理部门在付款合同或收款合同的资金收支管理中，因缺少合同承办单位提供的合同履行信息参照，只能通过发票来确认收入和成本费用，难以精准确定收入和支出的核算期间以及会计科目的正确归集。

合同审批与执行脱节，合同归档不及时

通过对合同样本检查发现，存在合同尚未签订完毕却已经开始执行的情况。例如，某一样本合同已完成经济法律系统的线上审批流程，线下纸质合同也已盖章生效，且在财务账面来看，此合同已开发票，并已收到款项，但是系统显示合同的状态是“待生效”；另一样本合同，虽在经法系统里上传了此合同先执行后签署的申请，而且也得到了领导的批准，但执行后未及时将合同的签订审批流程补充完毕，在经济法律系统里，此合同仍处于“待生效”状态，造成了合同审批与执行的脱节。

另外，按照合同管理规定，合同承办部门应将合同文本及合同审批流转单及时归入档案室。经抽查纸质归档合同发现，在存档文件中存在只有合同审批流转单，没有纸质合同的情况。经询问归档管理部门相关人员了解到，由于合同承办部门缺乏积极性，存在较多合同归档不及时的情况，每次归档需经归档管理部门多次催收之后才上交。

合同变更管理不规范，报表填写执行不到位

合同管理制度规定，合同承办部门应填写合同变更、转让、解除的说明表，与协议一并上传经法系统，提交原合同会签部门审核，并报原合同审批人审批。通过对变更合同的抽样检查，发现变更合同未填写《合同变更、转让、解除说明表》，未对合同变更等情况进行充分的说明，同时未对合同变更前后的条款进行对照，合同变更管理有待进一步的规范和完善。例如，2012年由于电网科研产业单位进行整合划转，导致很多合同主体变更，但在经法系统中的合同附件并未详细阐明变更事由和合同条款的变更事项，且未在合同管理中将原合同和合同变更协议进行统一的保管和存档。

网上合同登记工作需进一步推进

在主管技术市场部门办理认定登记的技术合同经审核批准后，可享受国家有关促进科技成果转化的税收、信贷和奖励等方面的优惠政策。技术合同网上登记工作是落实合同管理制度相关技术认定属地化管理的具体要求和基础工作。但由于合同网上登记工作增加了合同经办人的工作量且缺乏相应激励与考核机制，使得合同经办人对合同网上登记工作缺乏积极性，网上合同登记工作的开展还需进一步推进。

强化合同与财务管控思路

在现代企业经营中，合同管理是企业能否正常经营的关键，这对于技术密集型的电力科技企业也毫不例外。为了不断提升合同管理水平与财务管控质量，应针对现今合同管理中存在的问题，对症下药。当前电力科技企业在合同管理与财务管控中存在的问题前文已提及，要解决这些问题，完善电力科技企业合同管理，笔者认为应该从以下几个方面着手：

加强各部门间的沟通与协作，跟进执行具体到个人

针对合同执行情况统计不到位的情况，合同承办部门及相关部门应当严格履行各自职责，相互配合，按照统一的模板及时统计自己所负责的合同执行情况，并按照所签订的合同内容及时进行跟进，每月末对合同的执行情况进行收集统一上报至财务部门，将执行情况表与账务进行核对。

加强信息化建设，完善合同履行过程管理

针对合同信息无法在系统间实现关联与传递的问题，建议加强信息化建设，完善经法系统的设计，对经济法律信息系统中的合同履行信息记录更新功能进行完善和调整，同时改善经济法律信息系统与SAP系统、财务管控系统等合同履行情况后续跟踪系统之间的信息单向传递状态，打通各系统间信息传递通道，尽量实现合同履行信息的自动传递更新。在信息化建设条件不成熟的情况下，应建立合同履行与财务核算月度对账制度。

落实重大合同履行跟踪管理

根据经济法律信息系统目前运行的状况，结合自身管理需要，制订合同履行信息线下登记细则，由各合同承办单位对合同履行信息进行过程记录，定期汇总备案，同时将SAP业务前端录入的“摘要”数据相关履行合同比例信息传递至财务部门，从财务数据切入，跟踪重大合同履行情况，据此进行准确的收入、成本、费用等会计处理。

强化合同变更管理

一方面，根据合同管理的实际情况和效率性要求，对合同管理制度中的合同变更事项做进一步的具体说明，规定执行合同变更审核程序的具体变更情况，对合同中的重大变更事项进行规范化的管理。另一方面，在变更合同的审核中强化合同变更、解除、终止说明表的填制审核，各审核部门需根据合同变更、解除、终止说明表中记录的信息准确审核。

继续推进技术合同网上登记工作

技术合同网上登记工作是落实合同管理制度相关技术认定属地化管理的具体要求和基础工作，为确保相关技术合同完整登记入网，可视技术合同数量，专门设置技术合同登记岗位，并在相关绩效考核方法和指标中予以考虑，通过绩效考核，提高合同经办人进行技术合同网上登记的积极性。